Gestionnaire aides à l'usager H/F

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Environnement professionnel

L'Agence de services et de paiement (ASP) est un établissement public administratif sous la double tutelle des ministères en charge de l’Agriculture et de l'Emploi. Premier organisme payeur européen des aides agricoles de la Politique agricole commune, l’ASP dispose d’un savoir-faire reconnu en ingénierie administrative, instruction, contrôle, paiement et d’assistance aux utilisateurs de nombreux dispositifs d’aides publiques.

Vous serez gestionnaire d'aides à l'usager et des affaires générales (gestionnaire SAEPS/SAGI) et rejoindrez la Direction régionale Normandie, composée de 67 agents (dont 56 titulaires) répartis sur deux sites (Caen et Rouen) et composée de 3 services.

Le service des aides économiques et politiques sociales (SAEPS) intervient dans le domaine de l'emploi, de l'insertion, de l'environnement et des aides aux entreprises notamment. Il se compose de trois secteurs dont le secteur Formation Professionnelle et Emploi regroupant 10 agents basé sur le site de Rouen encadrés par une cheffe de secteur.

Le service des affaires générales (SAGI) intervient dans toutes les fonctions support au fonctionnement de la Direction régionale. Il regroupe 7 agents encadrés par le chef de service dont 3 basés sur le site de Rouen.

Objectifs

Sous la double autorité des chefs de service concernés, vous assurerez :

Pour le compte du Service des aides économiques et politiques  sociales (SAEPS) : des missions de gestion des dossiers de demande d’aide (instruction, contrôles, correspondance écrite, taches administratives d’éligibilité du demandeur, tâches périphériques) et de renseignement et accompagnement de bénéficiaires dans le cadre d’une assistance usagers (téléphone et courriels)

Pour le compte du service des affaires générales et informatique (SAGI) : des missions de gestion administrative, dans le domaine des ressources humaines, budgétaire, logistique (saisies, contrôles de justificatifs et de cohérence, requêtes).

Vous serez en temps partagé sur deux services selon un calendrier hebdomadaire type ajustable suivant les besoins de la direction régionale.

Missions

Pour le compte du service SAEPS :

• Assurer la gestion des dossiers

• Saisir les éléments sur un logiciel spécifique au domaine d’activité

• Assurer les contrôles administratifs

• Mettre en paiement et en recouvrement

• Rédiger les correspondances administratives

• Assurer le relationnel avec les interlocuteurs-trices externes ou internes lié-es aux dossiers dont il-elle a la charge.

• Assurer l’assistance téléphonique sur les dispositifs confiés à l’établissement

Pour le compte du SAGI :

• Assurer l’accueil physique sur le site et le standard téléphonique, gérer le courrier, accueillir les visiteurs

• Assurer la logistique du site (relations fournisseurs et prestataires)

• Assurer le suivi du parc automobile (RV d’entretiens et réparations)

• Être l’interlocuteur RH de proximité des agents du site et de la DR

• Assurer différents suivis RH : suivi de la médecine de prévention, déclaration d’accidents de travail ou de trajets

• Assurer la gestion des CDD

• Divers : classement, tri et archivages de dossiers physiques et numérique, affichage règlementaire

Champ relationnel

En interne, vous travaillerez au sein d'un collectif qui comprend des gestionnaires des services de rattachement, avec un encadrement.

Sur la partie SAEPS, le poste est placé sous l'autorité hiérarchique directe de la cheffe de secteur FPE-AE du site de Rouen. Il est aussi en lien avec l'extérieur pour l'assistance usager.

Sur la partie SAGI, le poste est placé sous l'autorité hiérarchique directe du chef de service, et est en lien avec plusieurs directions du siège et partenaires extérieurs.

Savoirs

• Connaissance de l’environnement de l’ASP

• Connaissance des réglementations et des circulaires relatives aux dossiers gérés

Savoir-faire

• Maîtrise des écrits administratifs

• Maîtrise des logiciels de bureautique

• A l’aise dans l’environnement informatique et la pluralité des outils métiers

• Savoir gérer son temps – réactivité - priorisation

• Gérer une relation externe en présentiel, par téléphone et par courriel

Savoir-être

• Capacité à travailler en équipe

• Capacité d’adaptation

• Qualités relationnelles (accueil, expression orale)

• Polyvalence

• Respect des procédures

• Capacité d’écoute

• Réactivité, priorisation

• Organisation

• Capacité d’analyse et fiabilité dans l’exécution des tâches

• Capacité à rendre compte

• Respect de la confidentialité des informations

Conditions particulières du poste

La présence sur site est requise quotidiennement. Pas de télétravail possible.

Contact pour tout renseignement

• Virginie FOSSEY
  Cheffe de service AEPS
  02 31 06 24 35
  virginie.fossey@asp.gouv.fr

• Stéphanie BOUCHEZ
  Chef du service des affaires générales (SAGI)
  02 31 06 24 34
  stephane.bouchez@asp.gouv.fr

• Véronique GAND
  Secrétaire de Direction
  02 31 06 24 35
  virginie.gand@asp.gouv.fr